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Adaptation des Modalités de Réunion et de Délibération pour les Assemblées Générales et Réunions en Période de Restriction

Dans le contexte actuel où les rassemblements sont désormais restreints et les déplacements limités, les méthodes numériques sont désormais essentielles pour organiser les réunions telles que les Conseils d’Administration et autres sessions de manière adéquate.

La loi d’urgence sanitaire adoptée pour faire face à la pandémie de Covid-19 (Loi 2020-290 du 23-3-2020 : BRDA 7/20 inf. 26) a exceptionnellement modifié les règles de réunion et de délibération des assemblées générales.

En vertu de cette loi, les structures sont autorisées à recourir, de manière exceptionnelle, à des méthodes alternatives pour la tenue des assemblées (telles que la conférence téléphonique, la visioconférence ou la consultation écrite), sans qu’une disposition statutaire ou règlementaire ne soit nécessaire ou puisse s’y opposer.

Toutefois, certaines règles doivent être observées :

  • Les membres pourront participer ou voter selon les modalités définies par la personne ayant convoqué la réunion (par exemple : envoi d’une procuration, vote à distance ou, si cela est décidé par le convocateur, utilisation de la visioconférence ou de moyens de communication). Les décisions ainsi prises seront considérées comme valides.
  • Tous les membres de l’assemblée et autres personnes ayant le droit d’y assister doivent être informés par des moyens appropriés de la date, de l’heure de l’assemblée et des modalités pour exercer leurs droits.
  • Les outils technologiques utilisés doivent permettre l’identification des participants et garantir leur participation effective, en assurant au moins la transmission de la voix des participants, et en respectant les caractéristiques techniques pour une retransmission continue et simultanée des délibérations.

Notre ligue, la Ligue PACA-Corse de Badminton, dispose d’un outil de visioconférence (Google Meet) permettant d’accueillir simultanément jusqu’à 250 participants.

Si vous avez besoin d’organiser des réunions ou des Assemblées Générales, nous sommes en mesure de mettre cet outil à disposition de nos clubs et comités. N’hésitez pas à nous contacter en cas de besoin.

Ces règles exceptionnelles demeurent en vigueur jusqu’au 31 juillet 2020, avec une possibilité de prolongation par décret jusqu’au 30 novembre 2020 au plus tard (article 11).

En pratique

Les fédérations, leurs organes déconcentrés ou les clubs ont la possibilité d’organiser leurs assemblées générales électroniquement, compte tenu des circonstances exceptionnelles et des mesures sanitaires en place, conformément aux dispositions prévues par les ordonnances.

Ainsi, pour ce faire :

  • L’assemblée générale doit être convoquée par la personne ou l’organe compétent.
  • Les délais de convocation doivent être respectés. Si cela n’est pas possible en raison de l’urgence des décisions à prendre, le non-respect des statuts doit être justifié par un motif valable. Il est conseillé de valider les modalités de convocation dérogatoires aux statuts lors de la première délibération de l’assemblée générale (si cette délibération n’est pas adoptée, une nouvelle assemblée générale devra être convoquée). Les décisions importantes de cette assemblée générale doivent être ratifiées lors d’une future assemblée générale.
  • Un dispositif technique doit permettre l’identification et l’expression des membres de l’association ainsi que des invités, tels que les commissaires aux comptes.
  • Les participants doivent être informés de la date, de l’heure et des modalités pour suivre l’assemblée générale électronique, ainsi que des démarches pour exercer leurs droits de membre.
  • Les conditions de quorum et de majorité doivent être respectées, en tenant compte des participants identifiés.
  • Si les statuts le prévoient, un procédé de vote secret doit être appliqué.

Il est recommandé de voter lors de l’assemblée générale sur les modalités d’organisation de celle-ci et de ratifier ultérieurement les décisions importantes lors d’une assemblée générale classique, ce qui réduit le risque d’invalidation des décisions en justice.

Outils

Plusieurs logiciels et entreprises ont été testés et approuvés par les fédérations pour organiser des assemblées électroniques ou des votes électroniques. Voici quelques exemples :

Pour en savoir plus

Note : Certaines informations contenues ici ont été fournies par la Commission juridique du CNOSF (Comité National Olympique et Sportif Français) dans le but de fournir aux membres du CNOSF des informations non exhaustives.